Uma das partes mais importantes da produção de um evento é a entrada dos participantes, principalmente em relação ao cálculo da quantidade de operadores de check-in necessários para o formato de seu evento.
Dar atenção ao planejamento, à organização e à estrutura direcionados para este espaço é fundamental para criar uma experiência de acesso segura, fluida e rápida.
Neste artigo, você terá acesso a algumas dicas valiosas para realizar esse cálculo, de acordo com o formato de cada evento. Vamos lá?
Como definir a quantidade de operadores de check-in
Em eventos do segmento de entretenimento (baladas, festas, shows e festivais) a entrada é normalmente conhecida como portaria. E é ela o primeiro contato físico do participante com a experiência proporcionada pelo seu evento!
Percebe como é importante saber calcular corretamente o número de validadores de ingressos que irão ficar distribuídos nas filas? Para realizar esse processo, é preciso levar em consideração uma série de fatores, como:
- O formato do evento;
- o número de ingressos vendidos;
- o horário do line up ou dos principais palestrantes;
- o tempo de duração do evento;
- e, finalmente, se ele é open bar.
Shows
Quando o evento tem como principal atração um show específico de algum grande artista, é o horário deste artista que deve ser levado em consideração para fazer o cálculo.
O horário de pico de acesso está diretamente relacionado à atração principal: por mais que os portões sejam abertos com antecedência, a maioria do público chega normalmente com uma hora de antecedência. Isso pode causar um certo tumulto caso sua equipe não esteja preparada com o número adequado de validadores.
Nesse caso, calcule sempre para mais o número de operadores de check-in, pelo menos para os horários que antecedem o início do show. Para este formato, é possível manter o cálculo de 1 validador a cada 300 pessoas.
Festas open bar
Quando o evento é open bar, é natural que os participantes cheguem logo no início. Afinal, cada minuto vale o consumo de bebidas pelo qual ele pagou no ingresso. Por isso, providencie um número maior de validadores logo na abertura do evento.
Calculamos, em média, 1 validador para cada 300 participantes para que as filas fluam bem.
Festivais
Em geral, os festivais possuem tempo maior de duração, seja em número de datas ou de horas em um único dia. Isso promove o inverso da festa open bar: o público costuma chegar de forma espaçada e, dificilmente, todos de uma só vez. Nesse tipo de evento, é importante levar em consideração os horários do line up, a quantidade de participantes do dia e os diferentes tipos de ingressos colocados à venda.
Mas atenção: se existir setor open bar, essa portaria (ou fila) cai na mesma questão mencionada acima, viu? Os demais setores funcionarão de forma diferente ao longo de todo o evento, com possível previsão de horário de pico de acesso cerca de 3 a 4 horas depois da abertura dos portões.
Calculamos, em média, 1 validador a cada 700 pessoas.
Eventos Corporativos
A organização da entrada de eventos corporativos é muito diferente de todas as já mencionadas, tanto no formato quanto no público esperado. Isso ocorre pois a característica principal desse tipo de evento é o engajamento do público com o conteúdo ou temas abordados. Sendo assim, o compromisso com os horários de chegada do público é alto, assim como a expectativa dos participantes em realizar o credenciamento.
Em eventos corporativos, usamos o termo “credenciamento” no lugar da famosa “portaria” dos eventos de entretenimento. No credenciamento, o participante apresenta seu ingresso/inscrição e recebe sua credencial para ter acesso ao evento. Normalmente, a entrada começa cerca de 1 hora e meia antes do início do evento.
Se for analisar o tempo de acesso dos participantes e a quantidade de pessoas para acessar o evento, é um tempo curto e, por isso, é tão importante chegar no melhor formato de credenciamento. A conta sugerida para chegar à quantidade de operadores de check-in é, então, de 100 check-ins por atendente/operador a cada 1 hora e meia.
É importante ressaltar que esses dados se baseiam em um credenciamento simples. Isto é, quando ocorre apenas a entrega de credencial para os participantes. Se seu evento conta com a entrega de kits ou qualquer outro material que faça com o que participante fique mais tempo no guichê de atendimento, é necessário reavaliar a quantidade.
Caso tenha entrega de kit, número de participantes alto no mesmo evento ou algo que demande mais tempo, a dica é abrir o credenciamento alguns dias antes do evento! Assim, os participantes conseguem se programar e fazer a retirada da credencial que dará acesso ao evento com antecedência.
Bônus: como selecionar a equipe de check-in
Importante ressaltar que ter uma coordenadora de confiança para sua portaria é essencial, independentemente do tamanho ou formato do seu evento. A profissional escolhida deve ser proativa, educada e possua muito jogo de cintura para resolver problemas peculiares dos participantes, como ingressos esquecidos ou falsificados.
Ah! Também é muito importante apresentar perfil de líder para que ela consiga gerenciar todos os operadores de check-in. Garantir uma equipe qualificada e com perfil proativo é fundamental para que o acesso dos participantes ao seu evento ocorra sem problemas.
Gostou das dicas?
Ao levar em consideração as especificidades de cada evento, com certeza você chegará à quantidade de operadores de check-in ideal para seu evento, gerando uma experiência incrível para todos os participantes!
Aproveite e deixe um comentário contando um pouco sobre suas experiências com credenciamento ou portaria de eventos. Vou adorar saber!
Olá sou fundadora e gestora aqui deste projeto Mulheres na Produção. Sou profissional de eventos há 18 anos. Minhas especialidades são a gestão de projetos, produção executiva, operacional, estrutural, montagem&desmontagem de um evento. Estou muito feliz em compartilhar o meu conhecimento sobre o mundo dos eventos com você. Boa leitura!
