A entrada de um evento vai muito além de um local que o público atravessa para acessar o evento. Por isso, é preciso pensar em uma estratégia de operação de portaria de sucesso para gerar a melhor experiência possível a todos os participantes.
Se você não acredita que pensar estrategicamente no formato, na estrutura e no layout deste espaço é tão importante quanto os demais elementos de um evento, me acompanhe neste post. Ele fará você mudar de ideia!
A portaria é o primeiro contato do cliente com o evento. É justamente a primeira impressão causada em relação à organização (ou desorganização). Por esse motivo, é um momento decisivo, em que é entregue a experiência que se deseja promover com o evento.
O pensamento que passará na mente do público caso a portaria não esteja bem estruturada será:
“Se logo na entrada a recepção não foi organizada e eficiente, imagina só o restante do evento?”
Para garantir que o seu evento seja um sucesso antes mesmo do cliente entrar, é fundamental investir em uma operação de portaria que funcione.
5 características de uma operação de portaria de sucesso
Para garantir que o seu evento já inicie causando uma boa impressão, é fundamental investir no planejamento de uma operação da portaria eficiente.
Para isso, irei apresentar 5 características fundamentais para que esse primeiro contato do público supere as expectativas e seja um sucesso.
Funcionalidade
Uma portaria foi desenhada para ser ágil, desenrolada, prática e fluída. Isso envolve refletir sobre a quantidade de operadores de check-in e espaço físico para montagem de gradis de acordo com a quantidade de público previsto.
Dessa forma, os participantes irão conseguir adentrar no evento sem enfrentar filas ou aglomerações e de forma segura. Principalmente agora, com a retomada do mercado de eventos em tempos de COVID-19, esse cuidado será essencial.
Organização
Organize as filas por tipo de acesso: pista, premium, camarote, entre outros. Sinalize os tipos de acessos categorizados conforme a nomenclatura de cada ingresso. Construa mapas que orientem os diversos acessos e os deixe disponíveis logo na entrada.
Pense na programação visual do espaço levando em consideração as características de uma portaria. Isso significa não posicionar muitos elementos que atraíam o público a tirar fotos e causar aglomerações no local indevido. Deixe para realizar esse tipo de ativação e decoração atrás desses acessos.
Contexto
Todos os envolvidos na operação de uma portaria de sucesso devem saber tudo o que acontecerá no restante do evento. Para isso, oriente o coordenador da portaria e disponibilize todas as informações necessárias sobre o evento e a operação de portaria em si.
Informe sobre permissão de classificação autorizada no alvará, características do seu evento, localização de banheiros, line up e necessidades sobre conferência de documentos e identificação dos convidados.
Também é preciso checar as entradas destinadas a pessoas com deficiência e garantir que os espaços de acessibilidade estejam adequados. A equipe de portaria (coordenadores, validadores de check in, recepcionistas) devem estar vestidos de acordo com o contexto do evento, seja uniforme ou com as cores designadas.
Integração
Verifique se os coordenadores das equipes que auxiliam e integram a operação da portaria conseguem se comunicar pelo rádio. Equipes como limpeza, segurança, recepcionistas, apoio da ticketeira e bilheteria devem estar preparadas para atender de imediato demandas deste setor. Uma integração bem-feita significa resolução eficiente e imediata de problemas, evitando danos aos participantes.
Experiência
A característica mais importante do seu evento é a experiência do público. Os participantes querem e devem ser bem recebidos desde o momento em que chegam até a saída. Portanto, certifique-se de que a equipe de staff está bem apresentada e transmitindo a atmosfera do evento para todos que passarem por ali.
Essas primeiras experiências aumentam a qualidade do seu evento e, consequentemente, satisfazem a expectativa dos seus clientes. Focando na experiência desde o primeiro contato, na portaria, com certeza seu evento será relembrado e elogiado.
Com essas dicas, você conseguirá planejar uma operação de portaria de sucesso, garantindo que seu cliente seja bem recebido, de forma positiva e assertiva. Afinal, fila é coisa do passado, então vamos mantê-la por lá, tudo bem?
Ah, também é muito importante manter sempre o mesmo padrão de qualidade. Dessa maneira, os participantes se tornarão clientes fiéis e sempre lembrarão com saudades dos eventos promovidos.
E você, tem alguma experiência sobre operação de portaria para compartilhar com a gente? Deixe aqui nos comentários!
Produtora carioca, 26 anos, boa sagitariana que ama festa, com especialização em resolver problemas. Tenho umas ideias meio doidas, mas juro que as soluções são incríveis! Amo levar experiências às pessoas e ver a mágica acontecer.
