A tramitação do processo para obter o alvará para eventos se dá a partir da coleta de documentos jurídicos imprescindíveis para sua abertura e documentos específicos que irão compor a pasta de documentações do evento.
Se em sua cidade houver uma Central de Licenciamento, já é um ótimo primeiro passo. Essas centrais possuem como objetivo agilizar todo o processo centralizando em um único lugar todas as informações e permitindo a comunicação direta entre os órgãos envolvidos através de um número de protocolo gerado.
Vale ressaltar que se faz necessário conhecer os decretos específicos de sua cidade referente às informações para licenciamento de eventos, órgãos competentes e suas formas de atuação. Em Salvador, cidade onde moro, temos a Central Integrada de Licenciamento de Evento (CLE).
Por onde começar o processo de alvará para eventos
Produtora, tudo começa a partir do formato do evento. Por isso, tenha sempre em mãos o mapa do evento com algumas informações específicas, como:
- Nome do evento;
- Local;
- Data;
- Horário de início:
- Previsão de término:
- Identificação dos espaços;
- Capacidade de público geral:
- Capacidade de público por espaços:
- Identificação de acessos;
Na primeira etapa para abertura do processo no órgão competente de sua cidade, a produtora de licenciamento deverá ter em mãos os documentos jurídicos da realizadora do evento, assim como do seu representante legal.
São eles:
- Procuração autenticada com autorização ao produtor responsável para tramitar o processo.
- Cópia do RG e CPF do produtor responsável pela tramitação do processo;
- Ato constitutivo da sociedade/estatuto social registrado;
- Cópia do RG e CPF do responsável legal;
- Cartão do CNPJ;
- Alvará de funcionamento da empresa responsável pela realização do evento;
- Certidão negativa de débitos mobiliários.
- Comprovante de endereço do representante legal, como também do produtor responsável (nem todos os departamentos pedem, mas ter de stand by é interessante);
- Comprovante de pagamento da taxa de expediente para abertura do processo (DAM)
Além dos documentos jurídicos e específicos, existem algumas autorizações necessárias para cada tipo de espaço onde o evento será realizado. Algumas delas são:
- Areia de praia ou terreno da Marinha: Autorização da Secretaria do Patrimônio da União (SPU)
- Área tombada: Autorização do IPHAN
- Área pública ou faixa de domínio sob jurisdição municipal, estadual ou federal: Autorização dos órgãos responsáveis
- Espaços particulares: Autorização para espaços particulares (contratos de locação).
Os documentos específicos se relacionam às áreas técnicas dos serviços contratados. Por isso, eles podem ser inseridos no processo de forma gradual, além de seguir os prazos determinados.
A partir daí, a produtora de licenciamento precisa estar atenta a todos os serviços contratados e seus respectivos prazos para solicitar as documentações listadas pela central de licenciamento ao referido fornecedor. Lembre-se também de estabelecer prazos com seus fornecedores para a entrega de todos os documentos solicitados.
Documentos específicos para eventos temporários
Eventos temporários são atividades desenvolvidas em caráter temporário no interior de edificações permanentes ou de instalações provisórias, para fins de: shows, festas, parques de diversão, feiras, convenções, stands, circos, eventos esportivos, eventos religiosos, entre outros, em locais públicos ou privados. As licenças temporárias possuem data de expiração e, por isso, a cada evento um novo alvará deve ser emitido.
Se você está participando do planejamento de shows, espetáculos artísticos e eventos culturais no geral, é preciso providenciar alguns documentos específicos para compor o processo de liberação do evento.
São eles:
- Projeto Arquitetônico devidamente assinado pelo Engenheiro responsável;
- Projeto Estrutural e Memorial Descritivo Projeto arquitetônico ou estrutural, quando houver estruturas temporárias;
- Plano de Segurança para Situações de Pânico – PSSP;
- Contrato de prestação de serviços de atendimento de brigada de emergência;
- Contrato de prestação de serviços de segurança no evento. Vale ressaltar que a empresa de segurança deve ser registrada na Polícia Federal e esses documentos devem ser anexados ao contrato.
- Contrato de prestação de serviços médicos, ambulâncias e de enfermagem que deve atender o tamanho do evento conforme orientação da vigilância sanitária e conselho de medicina.
- Contrato de prestação de serviços de atendimento de brigada de emergência;
- Declaração assinada pelo médico responsável da prestadora de serviços médicos Informando destino dos resíduos de saúde;
- Cópia do registro profissional do médico responsável pelo serviço médico – CRM
- Alvará Sanitário para eventos com comercialização de alimentos e bebidas;
- Atestado de viabilidade de coleta de resíduos sólidos fornecido pela empresa de limpeza urbana do município;
- Auto de vistoria do corpo de bombeiros – AVCB
- Autorização ou confirmação de apoio ao evento por parte da Polícia Militar;
- Autorização ou confirmação de apoio ao evento por parte do Departamento de Trânsito;
- Anotação/Registro de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) do Projeto Arquitetônico, devidamente quitada
- Anotação/Registro de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) do responsável pela montagem e desmontagem das estruturas, devidamente quitada;
- Anotação/Registro de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) do Plano de Emergência, devidamente quitada;
- Anotação/Registro de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) dos Sistema de Extintores de Incêndio, devidamente quitada;
- Anotação/Registro de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) dos geradores, devidamente quitada;
Trago aqui, ainda, alguns extras para compor sua pasta master de documentações, conforme seguem abaixo.
- Pagamento da guia de recolhimento junto ao ECAD;
- Seguro de responsabilidade civil para eventos;
- Autorização do juizado de menores;
- Laudo técnico de segurança e funcionamento dos geradores;
- Declaração de aplicação de produto antichamas em malhas;
- Escala de Graduação de Risco de Evento;
- Comprovante original de todas as taxas devidamente quitadas;
Tramitar processos para obter alvará para eventos é uma atividade burocrática e que vem acompanhada por leis, hierarquias, regras e regulamentos. Por isso, conheça as exigências do seu município, organize as informações necessárias e precisas para que todos os envolvidos entendam o processo e assim ele tenha fluidez.
Mas não se assuste! Caso precise de ajuda, contrate um profissional que possa fazer uma assessoria e dar andamento ao processo de forma assertiva. Mais que um papel, o alvará representa a proteção jurídica do seu evento.
Produtora, se você deseja aprender mais sobre licenciamento para eventos, recomendo a leitura do meu artigo anterior: Saiba por que licenciar o seu evento é importante. Espero que aproveite a leitura e até a próxima!
Produtora de eventos formada pela UNIFACS com atuação no mercado de Salvador há 7 anos. Sempre envolvida nas relações com fornecedores, desenvolvi a minha linha de trabalho na operação logística. Com um perfil também da habilidade burocrática hoje atuo em paralelo com a logística na tramitação do processo de licenciamento do evento, a qual me defino como Produtora de Licenciamento & Alvará.
