Produzir eventos é uma atividade muito dinâmica e divertida, mas que também exige muito comprometimento e responsabilidade. Afinal, estamos lidando com a expectativa e a satisfação do público e, ainda mais seriamente, com a vida das pessoas ali presentes.
Assim, um bom produtor precisa ter uma visão global de seu evento, para conseguir mapear previamente todos os problemas que possam vir a acontecer no decorrer da sua execução. Dessa forma, você se previne e garante uma boa gestão de riscos em eventos.
Para te ajudar a realizar eventos seguros e minimizar os impactos de eventuais contratempos, nesse artigo você vai conhecer três passos que irão te permitir apontar e categorizar os riscos e criar o seu plano de contingências. Vamos a eles?
Passo 1: identificar e listar os riscos
Sabemos que, mesmo com um bom planejamento, algumas coisas podem eventualmente sair do controle. Então, a primeira etapa da sua gestão de riscos é levantar o máximo de problemas possíveis de acontecer durante o seu evento. Essa análise precisa ser minuciosa e abranger todas as áreas.
Nessa etapa, uma dica que pode te ajudar a lembrar do maior número possível de riscos é dividi-los em categorias. Por exemplo:
- Condições naturais: chuva, vento;
- Estruturas: danos estruturais no palco, tendas, camarotes, arquibancadas;
- Equipamentos: problemas com geradores, sonorização, iluminação;
- Segurança: brigas, furtos, incêndios;
- Fornecedores: entregas de má qualidade, atrasos ou no-show;
- Serviços: falhas na limpeza, banheiros, bares, credenciamento;
- Licenciamento: irregularidades em documentos, laudos, alvarás, vistorias;
- Programação: atraso no cronograma, contratempos com as atrações do evento.
Esses são apenas alguns exemplos. As categorias podem mudar de acordo com o tipo e porte de cada evento.
Quanto mais detalhada for a sua lista e mais específicos forem os problemas indicados, mais assertivo será o seu gerenciamento. Nesse momento, quanto mais pessoas da equipe puderem participar, melhor. Assim fica mais fácil lembrar do maior número de possibilidades de risco.
Após identificar e apontar todos os riscos que o evento possa vir a ter, é preciso seguir para o segundo passo.
Passo 2: preencher a matriz de risco
A matriz de risco é uma ferramenta que vai te auxiliar a visualizar com mais clareza todo o panorama de riscos do evento, estabelecendo a probabilidade de ocorrência e o nível de impacto de cada um deles nos resultados do seu evento.
É preciso preencher a matriz com todos os riscos enumerados no primeiro passo, de acordo com o contexto de realização do seu evento. Quanto maior a probabilidade e/ou maior o impacto, mais atenção e cuidado aquele problema irá requerer.
Dessa forma, fazendo a análise da matriz completamente preenchida, será possível constatar quais são os riscos mais e menos graves, mais e menos urgentes, e isso será fundamental para que você siga para o último passo da sua gestão de riscos em eventos.
Passo 3: elaborar o quadro de contingências
Com a matriz de risco pronta e já identificados o nível de impacto e de probabilidade de cada problema acontecer, é hora de montar o quadro de contingências. Nele, serão indicadas as soluções recomendadas para cada risco potencial.
Além das soluções, é preciso definir também os responsáveis por resolver cada problema, caso ele venha de fato a ocorrer. Ainda, uma outra dica importante para a elaboração do quadro é listar os riscos partindo dos mais graves/urgentes, para os de menor impacto/probabilidade.
O quadro pode sofrer adaptações de acordo com o contexto de realização do seu evento. Caso outras informações sejam relevantes, basta incluir novas colunas.
Após o preenchimento do quadro de contingências, é fundamental compartilhá-lo com toda a equipe envolvida no evento, para que, caso aconteça alguma eventualidade, todos saibam como proceder ou quem é o responsável que deve ser acionado para resolver a questão.
Realizados os três passos da gestão de riscos em eventos de maneira completa e com muita atenção, você se resguarda de uma gama enorme de problemas, que deixam de ser imprevistos e, assim, as chances de ter um evento seguro e tranquilo são muito maiores!
Você usa outras ferramentas para fazer a gestão de riscos em eventos ou tem outras dicas sobre o assunto? Compartilha aqui com a gente nos comentários! 😉
Sou apaixonada por planejar, pesquisar, organizar e produzir. Relações Públicas por formação, encontrei na Produção de Eventos a ferramenta que alia minhas habilidades e meus interesses. Possuo experiência em gestão de projetos e produção cultural, bem como na produção de eventos culturais, esportivos e corporativos, atuando como produtora executiva, artística, de logística e de camarim.
