O sucesso de um evento geralmente está ligado a diversos fatores, como um planejamento cuidadoso, uma divulgação eficiente ou uma programação atrativa. Além desses, outro aspecto que contribui para alcançar resultados positivos é contar com boas parcerias no seu evento.
Mas você sabe a diferença entre parceria e patrocínio?
No patrocínio, o patrocinador repassa certa quantia diretamente aos organizadores do evento, que é investida em diversos itens da planilha orçamentária. Os patrocinadores normalmente são divididos em cotas, de acordo com o valor investido, por exemplo, patrocinador ouro, prata e bronze.
Já os parceiros não oferecem verba, e sim produtos ou serviços para o evento, que podem ser prestados pela própria empresa parceira ou por outras empresas contratadas por ela, dependendo do formato da parceria.
Nesse caso, as parcerias podem ser divididas também em categorias, porém considerando o tipo de serviço oferecido, como parceria cultural, educacional, institucional, de mídia, entre outras.
Estabelecer parcerias estratégicas e que de fato tragam benefícios ao seu projeto não é tarefa fácil. Mas, para além de conseguir seus parceiros, é preciso realizar uma boa gestão de parcerias em eventos e, neste artigo, trago 5 dicas para te ajudar nessa tarefa.
1. Apresente propostas de parcerias em eventos personalizadas
As parcerias em eventos são extremamente importantes, pois podem atender a diversos objetivos, como:
- atrair mais público;
- desonerar a planilha orçamentária;
- agregar valor ao evento por meio da associação com as marcas parceiras;
- contar com expertise em áreas específicas que a organização do evento possa não dominar.
No momento de fazer contato com uma empresa com a qual você deseja firmar uma parceria, é preciso ter claro com que tipo de objetivo esse parceiro pode contribuir.
Em seguida, é fundamental estudar a empresa, seus valores e seu posicionamento institucional. Além disso, aproveitar para pesquisar seu histórico de parcerias para descobrir com quais outros eventos ou iniciativas a organização já fechou parcerias. Também é muito importante que o conceito do seu evento esteja alinhado aos valores das marcas parceiras.
Tendo tudo isso em mente, você deve preparar a sua solicitação de parceria, seja um ofício, um book de captação, ou mesmo uma apresentação em slides. A maneira pela qual a empresa se dispõe a receber essas propostas – por meio de cadastro em um sistema eletrônico ou reuniões presenciais, por exemplo – vai te ajudar a definir o melhor formato.
Independente do modelo utilizado, o importante é que seja apresentado, além do conceito do evento e seu histórico (caso já tenha havido edições anteriores), o seu plano de marketing e como a empresa parceira pode se beneficiar dessa comunicação associativa para estabelecer conexões com o público.
A proposta também deve indicar o que é esperado da empresa parceira no contexto do evento e propor algumas opções de ativação de marca e relacionamento desenvolvidas especialmente para essa parceria.
Apresentar todas essas informações logo no primeiro contato expressa seu conhecimento sobre a empresa e sua visão sobre o negócio, demonstrando que aquela organização em específico é importante para o seu evento, além de poupar tempo nas negociações.
2. Formalize todas as contrapartidas e responsabilidades
Passada a etapa de solicitação e havendo uma recepção positiva da proposta, dá-se início às negociações mais detalhadas sobre o formato da parceria e o que cada parceiro irá oferecer e também receber do evento.
Nesse contexto, a empresa parceira se compromete a realizar entregas específicas que farão parte do evento e, do outro lado, a organização precisa oferecer determinadas condições técnicas e/ou estruturais para que isso aconteça. Além disso, deve conceder alguns benefícios aos parceiros, denominados contrapartidas.
As contrapartidas podem envolver desde a disponibilização de um número de ingressos ou acessos a um camarote, a participação em um pré-evento exclusivo, a oportunidade de incluir um produto personalizado da empresa no press kit, ou mesmo a exibição de conteúdos institucionais durante o evento.
São inúmeras possibilidades de contrapartidas a serem oferecidas e, quanto mais atraentes elas forem, mais chances você tem de conseguir boas empresas como parceiras do evento.
Após concluídas as negociações, é fundamental que todas as contrapartidas e responsabilidades, tanto do parceiro quanto da organização do evento, sejam formalizadas. Na esfera dos grandes eventos, tudo é registrado em contrato, mas pode ser elaborado também um termo de parceria mais simples, desde que sejam elencados no documento todos os pontos acordados entre as partes.
3. Defina uma pessoa de referência para atendimento aos parceiros
No decorrer das negociações e da produção do evento, muitas ações serão realizadas. Independentemente do tipo e porte do seu evento, é essencial que a comunicação com os parceiros seja direta e ágil, tornando o processo de alinhamentos e tomada de decisões transparente e bem-sucedido.
Para desenvolver essa fluidez na comunicação, é importante que haja uma produtora de referência designada a fazer toda a interlocução com o parceiro, mediando as tratativas sobre eventuais ajustes necessários, esclarecendo as dúvidas e reportando aos organizadores do evento tudo o que foi acordado.
Caso seu evento tenha muitos parceiros, possivelmente será preciso mais de uma produtora para realizar os atendimentos, ficando cada uma responsável por acompanhar de perto determinadas parcerias.
4. Registre todas as entregas
Antes e durante o evento, várias entregas serão feitas tanto pelos parceiros quanto pelos organizadores. Nesse contexto, é fundamental estar atento a tudo o que foi pactuado no termo de parceria/contrato e fazer a conferência e o registro de todas as entregas à medida em que elas forem acontecendo.
As formas de registro vão variar de acordo com o tipo de entrega. Podem ser fotos, protocolos de recibo, trocas de e-mails, prints de tela (em casos de entregas/contrapartidas online), ou quaisquer outros meios que evidenciem o cumprimento das ações acordadas na parceria.
Uma sugestão é realizar os registros o quanto antes, para que essa tarefa não se acumule ou, nos casos de entregas com duração limitada, você perca o prazo e acabe não conseguindo registrar. Outro ponto importante é guardar bem todos os registros para futuras análises e avaliação da parceria.
5. Elabore um relatório de fechamento bem completo
Passada toda a correria e adrenalina dos dias de evento, chegou a hora de analisar os resultados alcançados, e isso inclui avaliar os pontos positivos e negativos das parcerias estabelecidas.
Neste momento, você deve checar se os objetivos de cada parceria foram atendidos, se as contrapartidas foram entregues, se as responsabilidades foram cumpridas e se de fato aquela relação de parceria contribuiu para agregar valor tanto ao evento quanto ao negócio das empresas parceiras.
Essas análises precisam ser objetivas e quantitativas, realizando uma prestação de contas detalhada de tudo que foi acordado, mas também qualitativas, buscando os pontos de convergência entre as expectativas da organização do evento e de cada parceiro.
É importante transformar essa análise final em um relatório de fechamento completo, que demonstre todos os pontos levantados e, inclusive, proponha sugestões de melhorias, para que a parceria possa ser renovada em eventos futuros.
Sempre que possível, dê preferência para agendar uma reunião de feedback da parceria, para apresentação dos dados de fechamento e para ouvir a devolutiva do parceiro.
Gostou das dicas? Ficar atenta a todos esses pontos e colocá-los em prática certamente vai aprimorar suas habilidades na gestão de parcerias em eventos, contribuindo para o sucesso do seu projeto!
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Sou apaixonada por planejar, pesquisar, organizar e produzir. Relações Públicas por formação, encontrei na Produção de Eventos a ferramenta que alia minhas habilidades e meus interesses. Possuo experiência em gestão de projetos e produção cultural, bem como na produção de eventos culturais, esportivos e corporativos, atuando como produtora executiva, artística, de logística e de camarim.
