Não é segredo para ninguém que divulgar um evento é uma das etapas fundamentais no plano de comunicação para o seu sucesso. As estratégias de divulgação são responsáveis por atrair público e fazer circular a notícia do evento.
Escolher os canais de comunicação, as plataformas que serão usadas e a linguagem mais adequada para se comunicar são decisões essenciais para iniciar a divulgação e criar engajamento com o público do seu evento.
Mas se engana quem pensa que apenas as redes sociais irão garantir a plena propagação de um evento. É preciso traçar um plano de comunicação contemplando um conjunto de ações capaz de deixar a mensagem do evento em evidência onde o público estiver, tanto online quanto offline.
E se você não sabe por onde começar a divulgar um evento, este texto é para você. Logo abaixo, você encontrará 10 dicas para se orientar na construção de um planejamento de divulgação:
1. Descubra qual é o perfil do seu público
Essa etapa é essencial para definir a linguagem e os canais em que a comunicação será feita. É muito importante conhecer o perfil das pessoas com quem pretende se comunicar, o que inclui:
- Faixa etária;
- poder aquisitivo;
- profissão;
- hábitos;
- interesses;
- e costumes.
IMPORTANTE: Lembre-se de formatar uma divulgação acessível e inclusiva, que abranja todas as pessoas, sem exceção. Isso inclui áudio-descrição, descrição de imagens (#pracegover), libras, legendas etc.
2. Crie um cronograma
Estruture cada etapa do processo que envolve a comunicação do seu evento em um cronograma e use a antecedência a seu favor. Dentro do cronograma, defina prazos para as ações estabelecidas, com data de início e previsão de finalização. Por exemplo, prazo para inscrições, compra de ingressos, programação, etc.
Deixar para começar a planejar a divulgação para última hora poderá comprometer toda a comunicação e o tempo para transmitir a mensagem do seu evento pode não ser suficiente para atingir os objetivos de atração de público.
3. Busque por patrocínios e parcerias
Elabore cotas de patrocínio. Um bom patrocinador/parceiro irá potencializar sua divulgação, sendo uma ótima maneira de atingir novas pessoas, fortalecer e ampliar ainda mais a divulgação do seu evento. Inclua a divulgação como contrapartida nas suas propostas de parceria e patrocínio, detalhando os tipos de comunicação, canais utilizados e quantidade de aparições do patrocinador/parceiro.
4. Contrate comunicadores e designers profissionais
Priorize sempre o investimento na contratação de comunicadores, designers e profissionais com formação e experiência na função. Evite chamar o “sobrinho que sabe mexer no Photoshop”.
A escolha de uma identidade visual criada exclusivamente para comunicar a mensagem, cultura e contexto do seu evento é fundamental. Sabe aquela máxima “uma imagem vale mais do que mil palavras”? É exatamente isso que acontece! Por isso, passe um briefing bem elaborado ao designer responsável pela criação da identidade visual do seu evento.
Sabemos bem que nem sempre o orçamento permite esse tipo de investimento mas, sempre que possível, se organize e priorize a contratação desse tipo de serviço. Isso impacta muito nos resultados. Acredite!
5. Use o marketing digital a seu favor
Invista em anúncios nas mídias sociais. Tire proveito do poder de engajamento e o “boca a boca” virtual que elas imprimem. Escolhas os melhores canais e a linguagem mais adequada para cada ferramenta. Isso inclui:
- #hastags;
- impulsionamento;
- análise de métricas;
- engajamento de postagens
- e outras análises.
Lembre-se de que, assim como o caso da identidade visual e da comunicação de seu evento, conte com um profissional especializado em marketing digital para garantir o bom andamento deste trabalho.
6. Construa um site para seu evento
O site é como o cartão de visitas virtual do seu evento. Por isso, caso o orçamento previsto permita, invista em um site para seu evento. Essa é uma excelente forma de atrair participantes, impressionar possíveis patrocinadores e registrar um histórico de realização, facilitando a proposição de futuras edições.
7. Tenha uma assessoria de imprensa
Tenha um release bem construído do seu evento e busque espaço na mídia espontânea seja blogs, jornais, rádios, TV ou revistas. Uma assessoria de imprensa eficaz auxiliará no planejamento de ações estratégicas para divulgar um evento na mídia e nos principais canais de comunicação do segmento no qual seu evento estará inserido. Dessa maneira, você gera ainda mais valor ao evento.
8. Aposte em divulgar um evento com influenciadores digitais
O volume de informação nas plataformas digitais e o poder da influência no comportamento do consumidor é tendência indiscutível. Por isso, investir na parceria com algum influenciador que atua com o público do seu evento é uma excelente forma de fortalecer sua divulgação. Para ter um resultado ainda melhor, garanta a participação dos influenciadores durante o seu evento.
9. Planeje ações promocionais
Ofertar ações promocionais durante a venda de ingressos pode ser uma boa estratégia de engajamento e vendas. A realização de sorteios e ações promocionais on e offline também. Se possível, reserve cortesias, press kit para imprensa e parceiros. Cada detalhe importa quando o objetivo é alavancar a venda dos ingressos do seu evento.
10. Não deixe de lado a mídia convencional
Principalmente quando o público do seu evento não possuir muita familiaridade com as redes sociais, ou não tiver fácil acesso à internet, aposte na comunicação offline. De acordo com pesquisa divulgada pelo IBGE em 2018, cerca de 46 milhões de brasileiros ainda não tinham acesso à internet e o principal motivo apontado é a “falta de conhecimento na utilização”.
Essa questão sempre deve ser levada em consideração quando se pretende atingir e ampliar o alcance do seu evento para um maior número de pessoas. A divulgação offline é uma ótima maneira de divulgar seu evento com eficiência. A panfletagem e ações promocionais in loco são excelentes aliadas. Mas lembre-se sempre de pensar em soluções sustentáveis para evitar poluição e prejuízos ao meio ambiente.
Como viram, as possibilidades são inúmeras e o “céu é o limite” quando falamos sobre divulgar um evento. Mas elas só serão possíveis de se realizar caso sejam condizentes com o orçamento disponibilizado para o evento.
É importante criar o plano de comunicação e divulgação mais adequado de acordo com a realidade financeira e com o segmento de atuação. Planejamento, cronograma de ações e criatividade são os ingredientes principais para esgotar as vendas e garantir o sucesso da sua produção. Feito isso, comece já a montar o plano de divulgação para bombar seu evento.
Jornalista e produtora. Tenho 18 anos de experiência em comunicação corporativa e eventos. Já organizei de tudo: desde feiras, lançamentos de livros, teatro, solenidades até carnaval e bandas. Na cultura, trabalho com projetos, assessoria de imprensa e produção executiva. Produzi também eventos corporativos nos segmentos como educação, saúde e agronegócio. Sou sócia da Agência Birdhouse, especializada em comunicação, design e produção.
