A produção de um evento passa por várias etapas que são construídas trazendo como foco principal a satisfação do público. Por isso, é necessário construir um planejamento estratégico detalhado, analisando todas as particularidades do início ao fim. E licenciar um evento é um processo fundamental para melhorar essa experiência.
Licenciar um evento é parte essencial para garantir a segurança dos serviços prestados a partir da expedição do alvará temporário para evento. Esse alvará poderá ser deferido ou indeferido após passar por todas as etapas e protocolos exigidos pelos órgãos e instituições específicas a partir do tipo e escopo do evento.
O processo é burocrático, tramitado junto à prefeitura de cada cidade, sendo necessário o envolvimento dos órgãos de esfera do governo. Além disso, envolve o alinhamento das informações dos prestadores de serviços e fornecedores contratados, desde a montagem até a execução do projeto.
O evento licenciado garante aos seus gestores e produtores a proteção jurídica frente a qualquer situação inesperada que venha trazer danos físicos e materiais para o consumidor e todos os envolvidos na execução do projeto (fornecedores, patrocinadores e prestadores de serviços).
Responsável por licenciar um evento e pelo alvará
O processo de licenciamento deve ser tramitado por uma produtora de eventos com expertise em Licenciamento e Alvará. A contratação de uma especialista irá garantir que todos os documentos necessários sejam providenciados.
Para o dia do evento, geralmente a produtora executiva do evento fica responsável por organizar em uma pasta a cópia de todos os documentos relacionados ao processo de licenciamento e a versão original do alvará.
Vale lembrar que, com a suspensão dos eventos presenciais por causa do isolamento e distanciamento social, os eventos online ganharam ascensão. Para esse tipo de evento, não há exigências de alvará específico.
Agora, caso você pretenda realizar eventos híbridos, atente-se para verificar se o espaço escolhido (estúdios, centro de convenções, salões) está com o alvará de funcionamento em dia.
Você não quer arriscar todo planejamento e investimento construído para realização do seu evento, certo? Por isso, procure na prefeitura da cidade de realização do evento quais documentos são necessários, prazos e protocolos a serem seguidos, cumpra todas as exigências, e prefira sempre a legalidade. Assim, seu evento será um sucesso!
Produtora de eventos formada pela UNIFACS com atuação no mercado de Salvador há 7 anos. Sempre envolvida nas relações com fornecedores, desenvolvi a minha linha de trabalho na operação logística. Com um perfil também da habilidade burocrática hoje atuo em paralelo com a logística na tramitação do processo de licenciamento do evento, a qual me defino como Produtora de Licenciamento & Alvará.
