Quando falamos sobre produção de eventos, é preciso ter em mente o nome, os objetivos, os custos, a data, o local, o orçamento e uma lista infindável de itens sobre o evento que se pretende organizar. Para agrupar todas essas informações, é preciso criar um Planejamento Estratégico para Eventos muito bem estruturado. Sem isso, nós, produtoras, corremos o risco de deixar algo passar batido ou nos perdermos em amontoados de anotações, orçamentos, lista de contatos, etc.
Um bom planejamento estratégico de eventos é complexo e considera inúmeras variáveis para que, no final, você consiga alcançar seus objetivos e oferecer uma experiência memorável aos participantes.
Mas como começar o Planejamento Estratégico para Eventos?
Existem 3 passos básicos para montar o Planejamento Estratégico:
1. Reconhecer a Situação Atual
Este passo consiste em realizar uma pesquisa de mercado abrangente, contendo a pesquisa de público e a análise de concorrentes.
Pesquisa de Público
A pesquisa de público pode ser feita de inúmeras maneiras, sempre em contato direto com indivíduos com o perfil do público participante do seu evento.
Se a sua empresa possui um espaço físico, por exemplo, a pesquisa pode ser feita pessoalmente com os clientes que transitam pelo local. Você também pode realizar a pesquisa por telefone, ligando para os seus clientes, ou até indiretamente, seja pelas redes sociais ou pelo site de sua empresa.
Com as informações em mãos, será possível analisar as características e os anseios do seu público atual. Ou seja, quem realmente consome o que você vende. E essas informações adquiridas precisam ser o mais claras e reais possíveis.
Análise de Concorrentes
Neste passo, é feita uma análise dos concorrentes diretos ou indiretos. Então, você precisa entender quais são os seus públicos de foco, os produtos e serviços oferecidos, as estratégias de venda e marketing, e qualquer outra informação relevante.
Sei que não será possível ter acesso a todas as informações, mas há muitos materiais e dados disponíveis para acompanhar o planejamento e os próximos passos dos concorrentes.
2. Projeção do futuro
Projetar o futuro significa determinar as metas para curto, médio e longo prazo. Metas reais que, com estratégia e trabalho, se tornam mais alcançáveis.
Para criar essas metas, existe o método SMART, em que cada letra se refere a uma característica que as metas devem possuir, sendo:
- S = Específico
- M = Mensurável
- A = Atingível
- R = Relevante
- T = Temporal
Se a minha meta é lançar um evento online, eu preciso pensar nesses tópicos antes de partir para o planejamento e a execução. Veja o exemplo abaixo:
- Específico: Qual o tema do meu evento? Qual público eu quero atingir?
- Mensurável: Qual fator vai determinar se o evento definitivamente deu certo ou não?
- Atingível: Vou realmente conseguir atingir minha meta através do meu esforço? Ou ela está muito fora da realidade?
- Relevante: Seu evento é relevante para o seu público? Ele agrega pontos positivos para sua audiência e para você também?
- Temporal: Qual o cronograma de ações? Qual o prazo final para essa meta acontecer?
3. Traçar as ações práticas
Para cada uma das metas determinadas, é preciso pensar em todas as ações práticas necessárias para atingir o objetivo final.
Para isso, analise cada setor e equipe de sua empresa: operacional, capital humano, capital econômico, marketing, entre outros. Determine as metas de cada setor para direcioná-los ao objetivo final.
Além disso, crie um sistema de acompanhamento para não se perder ao longo do caminho. É com essas ações que você vai colocar realmente em prática todas as informações e análises que obteve até agora.
Dicas finais para um planejamento impecável
Existem possíveis questões que podem aparecer na hora de realizar o planejamento estratégico para eventos, e para os quais você deve ter uma solução em mente, segundo minha experiência.
Trouxe algumas dicas para lidar com algumas dessas situações. Confira:
Respeite a capacidade total do espaço
Observe a quantidade de pessoas que o local suporta e não ultrapasse esse limite. Isso é extremamente importante para a segurança do público e para sua segurança jurídica.
Se o seu evento estiver vendendo mais do que o esperado, parabéns! Registre isso e aproveite para fazer a divulgação da próxima edição, mas jamais coloque o público em risco.
Verifique a previsão do tempo
Já viu a previsão climática do dia do seu evento? Caso chova, o local possui cobertura? É necessário providenciar ou você precisará mudar de local?
Essas são algumas das perguntas que você precisa ter em mente na hora de definir o espaço do evento. Preste atenção ao vento do dia também! Isso é tão ou mais importante do que a chuva em si!
Tenha sempre um plano B para a equipe
Caso alguém da equipe escalada no dia falte em cima da hora, você geralmente deixa outros profissionais em stand by? Acidentes acontecem, certo? Até com nós mesmas, produtoras, podem acontecer.
E você precisa de uma pessoa de confiança que possa te substituir em cima da hora. Tenha sempre esses contatos à mão e os avise sempre com antecedência que você pode precisar deles.
O mesmo serve para fornecedores. Sei que normalmente temos os favoritos e de confiança, porém até eles podem faltar por conta de algum imprevisto. Por isso, se previna e tenha sempre uma lista de fornecedores substitutos.
Repasse todo o evento
Sempre que possível, marque uma reunião com seu cliente para repassar a checklist, a programação e as contratações antes de começar o evento. Ambos estarão com a cabeça cheia no dia, então é essencial realizar todos os testes necessários para que tudo esteja bem alinhado.
Preveja as possíveis horas extras
Dependendo do tipo de evento, os clientes solicitam que o horário estenda um pouco mais. E geralmente isso ocorre em 90% dos casos. Por isso, previna-se e tenha em mãos o programa de hora extra de seus fornecedores antes de seu cliente questionar.
Com tudo planejado com antecedência, as chances de algo dar errado são mínimas, mas não se esqueça da Lei de Murphy.
Planeje o máximo de soluções para possíveis problemas. Dessa maneira, se algo der errado, você não será pega de surpresa e saberá o que fazer para reverter o cenário.
O planejamento estratégico para eventos exige muita atenção e existem diversos detalhes e etapas que não podem passar despercebidos. Para que tudo seja executado com perfeição, é imprescindível apostar em um planejamento eficaz, o que envolve todas as etapas apresentadas neste artigo.
E você, já montou o planejamento estratégico do seu próximo evento? Deixe nos comentários. Vou adorar poder compartilhar experiências com você!
Produtora carioca, 26 anos, boa sagitariana que ama festa, com especialização em resolver problemas. Tenho umas ideias meio doidas, mas juro que as soluções são incríveis! Amo levar experiências às pessoas e ver a mágica acontecer.
