No mundo dos eventos, são várias as funções dentro do escopo da produção. Para desempenhar cada uma delas, é necessário trabalhar com algumas ferramentas, que trazem clareza e orientam todo processo de trabalho.
Na produção artística não é diferente. Existem práticas simples, mas essenciais, que podem organizar o seu trabalho e ainda te ajudar a encantar o seu cliente no primeiro contato. Quer ver? Então continue a leitura deste texto.
Organização é essencial na produção artística
Imagine a seguinte situação: você trabalha como produtora de um artista e um contratante entra em contato interessado em adquirir um show. Ele diz a data, você checa na agenda e confirma a disponibilidade. Há um pequeno porém: a data está bem próxima, o contratante te envia uma lista de documentos e diz que precisa receber tudo com urgência para conseguir fechar a contratação.
O que você responderia?
a) Tá tranquilo, tenho tudo organizado, já estou preparando o e-mail para te enviar!
b) Nossa, vou precisar de uns dias para procurar e organizar todos esses documentos, qual é o seu prazo máximo?
Se a sua resposta foi a opção B, esse texto definitivamente é para você!
Trabalhar como produtora de um artista tem seu lado criativo e dinâmico, mas tem também o lado administrativo e burocrático que não pode ser esquecido. Manter essa organização em dia pode fazer total diferença no momento de fechar um show.
Afinal, é nesse primeiro contato com os contratantes que você tem a chance de mostrar seu profissionalismo e causar uma boa primeira impressão do seu artista e, consequentemente, do seu trabalho.
A documentação exigida pode variar de contratante para contratante, mas existem documentos básicos que frequentemente serão solicitados e você precisa ter todos eles organizados e sempre à mão. Caso você seja produtora de mais de um artista, essa organização se torna ainda mais importante para otimizar o seu trabalho.
Não sabe muito bem por onde começar? Confira abaixo alguns desses documentos e comece já a se organizar!
Documentos essenciais para produção artística
Documentos jurídicos
- Certificado MEI ou Contrato Social;
- Cartão CNPJ;
- Procuração ou carta de representação, caso o próprio artista não seja o responsável pelo CNPJ.
Documentos financeiros
- Dados bancários para recebimento dos cachês, preferencialmente um formulário ou documento organizado, informando:
- Nome do banco, agência, número da conta, operação (se for o caso),
- Nome do titular da conta
- Indicação do tipo de conta – pessoa física ou pessoa jurídica (quando a conta for pessoa física, incluir o CPF do titular; no caso de conta pessoa jurídica, incluir o CNPJ);
- Contratos e/ou notas fiscais de serviços prestados anteriormente pelo artista.
Documentos pessoais
- Documento oficial com foto (fundamental que seja um documento em que conste a foto, número do CPF e do RG, como Carteira de Identidade, CNH, carteira de trabalho):
- do(a) artista;
- dos integrantes da banda;
- da equipe técnica que o acompanha.
Obs.: Para artistas com pretensão de realizar shows fora do Brasil, é muito importante ter também o passaporte válido.
Documentos técnicos
- Rider técnico (som, luz, input list, backline);
- Rider de camarim;
- Mapa de palco;
- Room list;
- Repertório (importante conter as letras das músicas e os nomes dos compositores de cada uma delas).
Obs.: É fundamental registrar nos riders todas as orientações e informações relevantes e essenciais para a realização do show do seu artista, para que a equipe do evento possa se organizar nas etapas de produção que caberão a eles.
Certidões variadas
Existem algumas certidões mais comuns de serem solicitadas, principalmente quando o contratante é um órgão público, e é muito importante que você tenha sempre esses documentos dentro do prazo de validade.
Alguns exemplos:
- Certidão Negativa de Débito (CND) federal, estadual e municipal;
- CND Trabalhista;
- Consulta de Regularidade do Empregador (FGTS);
- Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
- Certidão Negativa do Tribunal de Contas da União e do Conselho Nacional de Justiça.
Nota: praticamente todas as certidões ou certificados de regularidade podem ser obtidos online e gratuitamente. Ao final desse texto constam os links diretos para obtenção de alguns deles.
Materiais de divulgação
- Release atualizado;
- Fotos recentes e em alta resolução (com crédito para o fotógrafo);
- Portfólio ou clipping, que ilustre os principais momentos da carreira do artista, as apresentações mais relevantes, ou as matérias que já saíram sobre ele na imprensa.
Links para obtenção de algumas certidões
- CND Federal
- CND Trabalhista
- Certificado de Regularidade do Empregador (FGTS)
- Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS)
- Certidão Negativa do Tribunal de Contas da União
- Certidão Negativa do Conselho Nacional de Justiça
Dica extra: organização da agenda!
Mantenha uma agenda online compartilhada com o seu artista. Dessa forma, você poderá ter uma visão geral de todos os compromissos importantes já agendados, tanto profissionais quanto pessoais, e assim conseguirá saber mais rapidamente a disponibilidade dele para futuras contratações.
Ufa! Achou muito trabalhoso? O ideal é montar desde já uma pastinha no seu computador ou no drive com todos esses documentos salvos e fazer as atualizações sempre que necessário.
Seguindo essas dicas, você ganha tempo quando surgir uma oportunidade de show para o seu artista e facilita o trabalho de todos os envolvidos no processo de contratação. E claro, foca na parte criativa e mais divertida da produção artística.
Sou apaixonada por planejar, pesquisar, organizar e produzir. Relações Públicas por formação, encontrei na Produção de Eventos a ferramenta que alia minhas habilidades e meus interesses. Possuo experiência em gestão de projetos e produção cultural, bem como na produção de eventos culturais, esportivos e corporativos, atuando como produtora executiva, artística, de logística e de camarim.
