Se você já participou da produção de algum evento ou de qualquer projeto de tamanho considerável, deve saber sobre um fator impossível de ser ignorado: o tempo.
Quer você tenha se organizado para isso ou não, a gestão do tempo torna-se indispensável durante a execução de um projeto, porque é ele quem irá determinar o andamento de cada uma das etapas.
Afinal, os prazos sempre chegam, não é mesmo? A publicidade (e outras áreas) usam o termo timing para definir o tempo perfeito para agir em determinado contexto. Mas por que deve-se ter senso de timing na produção de eventos ou na gestão de projetos?
Para responder a essa pergunta, é importante dizer que existem dois principais fatores de atenção quando lidamos com o tempo em um projeto:
1. O primeiro deles é o pontapé inicial de qualquer produção: a data em que o evento será realizado. No caso de um projeto, o foco é a determinação de um prazo final, no qual todas as ações devem estar finalizadas.
2. Um segundo ponto, que acontecerá durante todo o processo, é a definição de datas e prazos específicos ao longo da produção, pensando em demandas e entregas que influenciam umas às outras.
Timing da data do evento
Nesse caso, vamos primeiro usar um exemplo extremo, mas muito palpável: imagine que, durante a pandemia, uma empresa decide realizar um grande evento para muitas pessoas, com possibilidade de aglomeração, sendo que existia a opção de ser totalmente online.
Todos os problemas nessa decisão podem convergir para um ponto principal: a empresa errou o timing do evento. Ou seja, não soube observar o contexto geral do local, do momento, do público.
Existe uma questão muito importante para a escolha de datas: a sazonalidade. Imagine uma cidade no nordeste brasileiro durante o calor intenso de janeiro, em que a prefeitura decide fazer um hipotético “Festival de Sopas”. Até pode soar como uma ideia interessante para quem se interessa por gastronomia, mas o momento escolhido para realizar o evento com certeza irá espantar o público em geral, que poderia se interessar infinitamente mais em um período mais frio do ano.
E pasme: esse tipo de situação realmente acontece Muitas vezes, um gestor escolhe uma data que não faz sentido devido a pressão interna, questões financeiras, politicagem ou outros fatores.
Outro exemplo de falta de timing na produção de eventos, que é mais sutil, mas também muito interessante: no início da pandemia, você se lembra da onda de lives que tivemos com artistas famosos?
Imagine que uma banda menos conhecida decide embarcar nessa moda, mas acaba demorando muito tempo para realizar a live por conta de ensaios, discussões internas, problemas técnicos, etc. Bem no fim, quando a live está finalmente pronta para ser colocada no ar, a tendência das lives já está se dissipando, e a banda tem pouquíssimas visualizações.
Afinal, o público já está cansado de assistir às lives. Isso também é um problema de timing, pois houve uma intenção positiva com a ação, porém é preciso lembrar que algumas tendências passam muito rápido.
Nesse sentido, inclusive, destaco que é muito importante se atentar e se preparar estruturalmente para embarcar em uma tendência a qualquer momento (se esse for seu objetivo, é claro). Se você está observando um formato ou tema que está em alta atualmente, provavelmente em breve o alcance, o acesso, ou o interesse podem cair vertiginosamente.
Timing nas etapas da produção
Não importa o tamanho da produção do seu evento ou projeto, uma das questões mais cruciais é organizar cada etapa e seus respectivos prazos. É como diz aquela máxima de que “o que é de responsabilidade de todos, na verdade não é de ninguém”. Podemos dizer que o que pode ser feito a qualquer momento não será terminado nunca.
É claro que existem pessoas que conseguem organizar seus afazeres mentalmente sem prazos, e seus projetos pessoais podem funcionar perfeitamente dessa maneira. Mas a partir do momento em que existe mais de uma pessoa envolvida, ou seja, uma equipe, os prazos determinam o bom funcionamento de todas as etapas. Assim, evitam-se discussões, mal-entendidos, falhas de comunicação. Se existe um prazo, existe um combinado.
Isso é indispensável para projetos e eventos, porque na produção acontece o chamado “efeito cascata” ou “efeito dominó”, que nada mais é do que uma sequência de ações ou etapas que influenciam umas às outras. Existem até algumas ferramentas que ajudam a organizar visualmente essa influência de um processo no outro, como o Gráfico de Gantt.
Um exemplo de como isso acontece: você marcou com os fornecedores de uma produção para pagá-los no dia 15 do próximo mês, mas esqueceu de combinar quando irá receber o valor da cota do patrocinador.
Caso chegue o dia 15 e você ainda não tenha se organizado financeiramente, não haverá caixa suficiente para pagar os fornecedores no dia combinado. Isso gera um atrito e uma dor de cabeça que poderiam ser evitados se tudo tivesse sido acordado inicialmente.
Resumindo: planeje-se!
A única solução para qualquer problema de timing na produção de eventos é o planejamento, não há outra saída. Também é muito importante se atentar a todo o contexto em que seu evento, produção ou projeto estará inserido, pois são muitos os fatores que influenciam para o sucesso ou o fracasso da ação. E, geralmente, estão atrelados a algo que não foi suficientemente analisado.
Aqui no blog Mulheres na Produção temos diversos textos falando sobre os processos para produção de eventos, então não se preocupe se você nem sabe por onde começar: nós te ajudamos a executar seus projetos. Confira e tire suas ideias do papel!
Minhas principais frentes de trabalho são a produção e a arte. Na produção, faço eventos culturais, corporativos, educacionais, principalmente na parte de produção geral, executiva e de comunicação. Fiz alguns trabalhos de produção audiovisual, como entrevistas, mini documentários, vídeo aulas, vídeos comerciais e podcasts. Na arte, sou cantora, atriz, intérprete e compositora, e sou diretora de comunicação do Coro Cênico de Curitiba.
