Estamos vivendo novos tempos e muitas coisas mudaram no mundo corporativo. A pandemia só acelerou ainda mais o processo para as empresas e agências entenderem que é muito mais sustentável e eficaz adotar o modelo remoto e tornar a sua equipe autogerenciável, ainda mais no setor de eventos.
Esse modelo de trabalho carrega a essência das metodologias ágeis e, segundo um artigo recentemente publicado na Harvard Business Review, “uma organização verdadeiramente ágil demanda que a mais alta gestão da companhia abrace os princípios do ágil também”, isso se ela quiser ter sucesso nesta nova forma de trabalho.
Neste artigo falaremos ainda sobre:
- O que é uma equipe autogerenciável e seus princípios
- Como a equipe autogerenciável trabalha no ambiente remoto
- Ferramentas online para o autogerenciamento na produção de eventos
- Habilidades do profissional de eventos no novo cenário de trabalho remoto
O que é uma equipe autogerenciável e seus princípios
Como o próprio nome já diz, uma equipe autogerenciável é aquela que consegue se auto-organizar e produzir resultados sem necessidade de cobrança constante por parte da liderança. No mercado de eventos, esse ainda é um modelo de trabalho relativamente novo, já que até pouco tempo atrás as agências exigiam que o produtor fosse sempre acompanhado pela presença do gestor na condução da produção de um evento.
Para que este modelo de trabalho funcione, é necessário seguir alguns parâmetros:
- Mudança de mindset dos diretores, gestores e supervisores, com o intuito de estabelecer uma hierarquia horizontal;
- Clareza nas informações, demandas e papéis desenvolvidos por cada membro da equipe de produção;
- Descentralização e autonomia para o time, com o objetivo de tornar os processos mais ágeis sem gerar sobrecarga ao gestor
Você pode ter acesso ao restante dos princípios que regem o Manifesto Ágil para Organização de Eventos clicando aqui.
Como a equipe autogerenciável trabalha no ambiente remoto
Para fazer parte de uma equipe autogerenciável e trabalhar remotamente, é preciso definir algumas regras básicas de boas práticas em home office.
Primeiramente, estabeleça limites e horários com sua família e consigo mesma. Afinal, muitas vezes temos uma hora de início do trabalho, mas nos envolvemos nos projetos e nem vemos as horas passarem.
Por isso, defina um horário para terminar o trabalho diariamente e se desligar. Isso é essencial para sua saúde física e mental, já que a produção de um evento pode ser extensa e exaustiva.
Outro ponto a ser considerado no trabalho remoto é a organização das anotações e compromissos. Seja em bloco de notas no computador, post its ou caderno, é importante tornar os processos visuais. Dessa maneira, ficará mais fácil categorizar, priorizar e cumprir todas as tarefas, além de evitar perder prazos importantes.
Para tornar o processo ainda mais visual e acessível, as ferramentas online também são uma ótima alternativa, pois permitem que todo o time envolvido tenha acesso às informações de forma rápida e descomplicada.
Ficou curiosa para saber quais tipos de ferramentas online podem ser utilizadas na produção de eventos? Separei uma lista com alguns aplicativos e plataformas para você conhecer. Continue a leitura para saber mais.
Ferramentas online para o autogerenciamento na produção de eventos
Existem diversas ferramentas que podem ser aplicadas em cada etapa de um evento. Na pré-produção e no dia do evento, é preciso ter clareza sobre as tarefas e seus respectivos responsáveis. Ter essa visão geral ajudará toda a equipe a saber qual o status das atividades, se há alguém precisando de ajuda e quais são os próximos passos. Algumas ferramentas que já usamos e cumprem bem este papel são:
Você também pode usar pastas em nuvem para organizar, armazenar e dar acesso ao time que facilitará o acesso às informações, como:
- Google Drive
- Dropbox
Quem nunca tentou agendar reuniões e precisou encaminhar diversas mensagens até conseguir combinar a agenda de todos para que finalmente pudessem marcar um horário? Minha dica para facilitar esse processo é usar ferramentas específicas para agendamento de reuniões, como:
Para realizar reuniões com o time, algumas das ferramentas mais conhecidas e utilizadas são:
- Google Meeting
- Zoom
- Webex
Para manter a comunicação com o time mais rápida e eficaz no dia a dia, você pode usar ferramentas de comunicação como:
Especificamente no Slack e no Discord, é possível criar canais de comunicação para assuntos mais específicos por setor ou por fases da produção dos eventos.
E não podemos esquecer da etapa de pós-produção, momento de coletar e reunir feedback e de construir a retrospectiva com o time para uma reflexão sobre os pontos positivos e negativos no processo. Algumas ferramentas interessantes para esta etapa são:
Existem outras ferramentas eficientes disponíveis no mercado, mas estas são algumas das mais utilizadas e que ajudarão na organização de cada uma das fases da produção.
Habilidades do profissional de eventos no novo cenário de trabalho remoto
Como vimos, o mundo corporativo está se modificando ao longo dos anos, e ainda mais agora com as limitações da pandemia e da quarentena. Até pouco tempo atrás, não era tão comum ver a tecnologia sendo aplicada na produção de eventos, mas agora parece ser um caminho sem volta – ainda bem!
Assim como a tecnologia apareceu como facilitadora dos diferentes processos, o profissional de eventos também precisa evoluir para atender às expectativas dessa nova modalidade de trabalho.
Abaixo trago algumas características essenciais para o produtor de eventos nesse novo cenário:
- Inteligência Emocional
- Auto-organização
- Proatividade
- Adaptabilidade para reaprender a aprender
- Pensamento Estratégico
- Criatividade
- Capacidade de trabalhar em equipe
- Facilidade de comunicação
- Intraempreendedorismo
Trabalhar remotamente é um modelo muito mais sustentável tanto para as empresas e agências como para o profissional, que acaba apresentando maior flexibilidade de horário e qualidade de vida. Fazer parte de uma equipe autogerenciável também torna o processo de produção de eventos mais fluido e menos estressante, pois toda a equipe possui mais clareza e acesso à informação.
Mas caso você esteja pensando em implantar esse método em algum de seus eventos, é preciso que haja uma mudança de mindset não só dos gestores, mas de toda a equipe.
Caso seu gestor ainda não conheça esse modelo de trabalho, que tal ser uma disseminadora dentro da sua organização e começar um projeto de uma equipe autogerenciável? Isso lhe trará diversas oportunidades e visibilidade para você como produtora de eventos.
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Publicitária especializada em Eventos com certificação em Design de Eventos e Event Design Collective GmbH, acumula mais de 13 anos de experiência no setor, com atuação em diversos eventos e hoje atua no nicho de eventos corporativos. Em 2018 fundou a MS Eventos uma consultoria de eventos presenciais e online. É também idealizadora e apresentadora do podcast EventosCast.
